强化档案职能作用 服务全省人大工作

　　近年来，省人大机关档案工作紧紧围绕常委会及机关工作大局，按照“三个体系”建设的要求，深入挖掘资源，扎实做好基础性工作，不断拓展服务领域，努力提升工作能力，为推进全省人大工作和社会主义民主法治建设提供了较好服务。
　　一、提高认识重视档案工作。机关档案作为机关人、财、物、事的真实记录，是协调机关各项事务和各方面利益的凭据，是领导决策、工作查考的依据，是行使和发挥机关职能的重要帮手。科学管理并有效使用档案，可以以史为鉴，总结经验，吸取教训，站在前人的肩膀上，少走弯路，减少失误，促进工作。省人大常委会作为国家权力机关，依法履职中产生的档案资料涉及到全省政治、经济、文化等各个领域，政治性、法律性、指导性很强，具有很高的档案价值。多年来，省人大机关充分认识做好档案工作的重要性，把档案工作作为一项重要工作与机关其它工作同安排、同部署，常委会和办公厅领导每年听取档案工作情况汇报，给档案工作出思路、定任务，协调解决档案工作中出现的新情况新问题，为档案工作提供了坚强的组织领导保障。重视档案干部队伍建设，机关档案室目前配备工作人员2名，其中调研员1名，管理人员1名。经过多年建设，目前，机关档案室已初具规模，现存文书档案6996卷、16583件，会计档案2100卷，科技档案36卷，声像档案45卷，文件汇集约526册，这些档案资料，真实地记录了我省人大工作和建设的历史轨迹。2004年档案工作目标管理达“省一级单位”，2005年被评为全省档案工作先进集体，并荣获全省“十馆百室”示范档案室称号。
　　二、强化基础推动档案工作。一是做好文件资料收集工作。人大机关文件来源广，流转环节多，文件收集难度大。每年年初，档案室向机关各部门发通知，集中接收年度档案资料。档案工作人员主动上门，配合各部门内勤人员对各类载体的档案资料进行实地鉴定、分类，夯实归档基础。除集中接收外，密切关注机关各项工作，及时收集工作中形成的档案资料，做到人大工作推进到哪里，档案工作就覆盖到哪里，机关工作延伸到哪里，档案资源就征集到哪里。二是做好档案立卷工作。遵循文件材料形成规律，完善档案组卷分类方案，科学地规划分类文书、会计、科技、声像和实物资料，规范排列顺序，认真履行加盖归档章、编页码、件号、装订等工序，规范整理后上架。案卷目录，全引目录、案卷题名、护封、卷内目录、备考表等全部输入计算机，统一装订成册。三是做好档案查阅服务工作。档案工作人员转变工作作风，认真履行岗位职责，为查阅档案人员提供热情、细致、周到的服务。2013年以来，省人大机关编纂人大志，档案工作人员提供各类资料近万件，有力地保障了这项工作的开展。四是加强档案制度建设。先后制定和完善了《综合档案室管理制度》、《青海省人大常委会机关文书立卷归档制度》、《青海省人大常委会机关文书档案保管期限制度》、《档案调阅制度》等，促进档案工作规范化、制度化。五是做好电子档案基础工作。目前，各类文件目录，人代会、常委会、主任会议会务文件材料、常委会和办公厅文件电子文本已经收集完毕，为机关档案工作电子化奠定了基础。五是强化档案安全保密工作。完善保密设施，加强保密教育，不定期进行档案安全自查自纠，提升机关档案保密工作水平。
　　三、创造条件支持档案工作。加强档案室建设，2013年档案室面积增加20平方米，达到120平方米。去年办公厅筹措资金4万多元，补装了7组密集架，增加了近2.8万卷资料的室藏空间，档案室具备了近6年的室藏能力。另外档案库房安装了密集架、防盗门、遮阳窗帘、防护栏、报警装置，配备了防磁柜、灭火器、温湿度表，库房、档案柜内放置了灭鼠、防虫、防霉药物，做到了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防虫、防鼠等，确保了档案安全。加强档案人员培训，每年选派1至2名工作人员参加档案培训班，提高档案工作人员业务能力。
　　2014年，中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，标志着档案工作进入了以服务大局、服务民生为中心，以“三个体系”建设为重点，事业发展得到较好保障的新常态。省人大机关档案工作虽然很有起色，但与推进依法治省和民主法治建设的要求相比，还有不少差距、存在不少薄弱环节，迫切需要我们转变思路，改进工作，优化服务，增强能力。
　　一是增强机关干部职工的档案意识。只有机关每个干部职工充分认识到档案工作的重要性，具备很强的档案意识，档案工作才能基础坚实、深入推进。今后我们要通过多种形式，组织全体干部职工认真学习贯彻档案法律法规，宣传档案法律法规，使主动收集档案资料、保存档案资料成为一种工作习惯、自觉行动。档案管理人员要发挥表率作用，经常学、自觉学、熟悉和掌握档案知识，提高业务素质和管理水平，推动档案工作再上新台阶。
　　二是在服务大局中发挥档案职能作用。档案工作惟有服务大局，才能有所作为，发挥作用。要把档案工作放到推进依法治省和我省民主法治建设，服务人大依法履职和推进机关建设的整体格局中认真谋划，深入推进，找准档案服务人大立法、监督、代表等工作的切入点，通过记录我省民主法制建设和人大工作的生动实践不断丰富机关档案工作的内涵，通过提供全面及时有效的档案服务，推动我省人大工作和民主法制建设深入发展。
　　三是加大档案“三个体系”建设力度。要加强档案资源体系建设，认真收集人大常委会依法履职中产生的档案资料，丰富馆藏内容，真正实现“查什么、有什么”的目标。要加强档案利用体系建设，坚持以人为本，着力提高档案服务能力，努力满足全省人大工作日益发展的档案利用需求，做到信息需求在哪里，档案服务就延伸到那里，拓展服务职能，探寻新的服务增长点。转变服务方式，主动了解需求，上门提供信息，变被动应答式服务为主动提供式服务。要加强档案安全体系建设，把安全工作贯穿于档案始终，构筑档案安全体系，确保档案在加工整理和利用等环节中的绝对安全。
　　四是推进机关档案工作转型升级。随着信息化的推进，机关档案工作正从传统时代到信息时代跨越，要明确机关档案工作的新定位、新要求，善于运用现代化管理手段，助推机关档案工作转型升级。要加快电子档案建设步伐。这几年，省人大机关档案室在这方面已经做了很多工作，已经有了很好的基础，下一步我们要加快工作进度，按照《纸质档案数字化技术规范》、《档案数字化外包安全管理规范》等规定，做好纸质档案资料的文字录入工作，为机关档案工作电子化奠定基础。
　　（作者单位：省人大常委会办公厅秘书处）